自2013年7月1日起施行《中华人民共和国出境入境管理法》和2013年9月1日起施行《中华人民共和国外国人入境出境管理条例》以来，一部分外国人对于来华需提交邀请函的规定表示不理解，认为这延长了签证申请时间，增加了签证申请成本，给申请人造成了不便。对此，外交部领事司予以相关解答。
三大功能凸显邀请函重要性
2013年7月1日起施行的《中华人民共和国出境入境管理法》和2013年9月1日起施行的《中华人民共和国外国人入境出境管理条例》从法律层面为中外人员往来做出了新的制度安排。《外国人入境出境管理条例》规定了12类16种普通签证类型，其中明确需要邀请函的有 C字、F字、M字、Q字、S字签证。对于另外几种签证，签证机关可以根据具体情况，要求外国人提交包括邀请函在内的其他申请材料。
其实，邀请函服务与管理并重的制度功能主要体现在三方面：
第一，在国外申请来华签证时，邀请函是签证机关判定申请事由成立的重要依据。
既然邀请函是签证机关评估签证申请、审发签证的一项重要依据，那么其提供的信息必须真实可靠。中国邀请函以“谁邀请、谁负责”为原则，即邀请人要对他所发邀请函的内容负责。这也体现在《出境入境管理法》中，该法第十九条规定：“外国人申请办理签证需要提供中国境内的单位或者个人出具的邀请函件的，申请人应当按照驻外签证机关的要求提供。出具邀请函件的单位或者个人应当对邀请内容的真实性负责。”
第二，邀请函是国内有关部门管理“三非”(非法入境、非法居留和非法就业)外国人的主要抓手。
近些年来，中国“三非”外国人数量显著增加并对国内治安形成了巨大挑战。据统计，仅2013年，全国边防检查机关共查处偷渡人员2996人次，查处其他违反出入境管理法律法规人员4.92万人次。由于没有合法身份，这些人群中的犯罪案件呈现上升趋势，而且违法犯罪领域广泛，其中的重大犯罪案件所占比例增大。一方面，邀请函制度的设置可以从源头上控制“三非”外国人，使不该进的人进不来、需要管的人管得住。另一方面，邀请函也是追责手段。尽管邀请函只是薄薄一张纸，却承载了沉甸甸的责任和义务，并非随随便便想发给谁都行的。违法为外国人出具邀请函件的个人或者单位，要承担相应的法律责任。这体现在《出境入境管理法》第七十四条：“违反本法规定，为外国人出具邀请函件或者其他申请材料的，处5000元以上1万元以下罚款，有违法所得的，没收违法所得，并责令其承担所邀请外国人的出境费用。单位有前款行为的，处1万元以上5万元以下罚款，有违法所得的，没收违法所得，并责令其承担所邀请外国人的出境费用，对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员依照前款规定予以处罚。”
第三，邀请函是提供服务的重要依据。
《外国人入境出境管理条例》在总则中要求做好外国人入境出境服务和管理工作。邀请函是外国人来华以后遇到紧急情况时，有关部门及时进行处置和提供服务的必要信息来源。外国人来华发生事故，无力承担医药费用，也无法联系其本国亲友时，有关部门根据邀请函所记载的相关内容，可以联系邀请函的发出个人或者单位，为被邀请人提供帮助。
邀请函可以是传真件或复印件
鉴于签证邀请函的重要作用，世界各国审发签证时，普遍都要求提供邀请函，这一制度也成为国际惯例。例如，办理加拿大“探亲”等种类的签证、巴西“技术交换”等种类的签证、印度“会议”等种类的签证都需出具邀请函。
然而，与不少国家需提供邀请函原件、经公证过的邀请函原件或带有其本国外交部确认件号的邀请函有所不同，通常情况下中国对邀请函的形式要求较为灵活。中国领事官员在保留要求申请人提供邀请函原件权利的前提下，邀请函可以是传真件、复印件或打印件。这既便利了被邀请人，也节约了申请成本，体现了以人为本与依法行政的有机统一。
奥地利著名国际法学家阿尔弗雷德·菲德罗斯曾经指出：“哪里有往来，哪里就有法。”中国出入境法律法规中邀请函制度的设立，意义重大而深远。邀请函既是签证机关判定申请签证事由成立的重要依据，也是相关部门服务与管理外国人的重要抓手。在中外人员往来大发展的今天，邀请函的作用会越来越重要。
